Bei Anschluss von Vorsorgeverträgen (Leistungsbeginn nach Ableben) muss über den Auftraggeber sichergestellt sein, dass die Vertragsunterlagen von den Hinterbliebenen zu finden sind um die Friedhofsärtnerei entsprechend zu informieren. Hier muss der Friedhofsgärtner entsprechend aufklären. Von Seiten der Treuhandstelle wird dem Auftraggeber mit Übersendung der Vertragsunterlagen angeraten, das beigefügte Datenblatt (mit Hinweis auf den Dauergrabpflege-Vertrag und die ausführende Friedhofsgärtnerei) dem Stammbuch beizufügen.

Die Leistungen werden alljährlich von der Treuhandstelle bei Grabkontrollen Überprüt. Ein sachkundiger Mitarbeiter der Treuhandstelle überprüft vor Ort, ob die Grabstätte in ordnungs- gemäß gepflegtem Zustand ist und ob die vereinbarten Leistungen auch erbracht werden. Für jede Grabstätte führt er ein Kontrollblatt mit, auf dem evtl. Mängel vermerkt werden. Sollten Mängel festgestellt werden, führt die Treuhandstelle zusätzliche Sonderkontrollen durch und prüft nach, ob die Grabstätte wieder in vertragsgemäßem Zustand ist. Sollte die von Ihnen beauftragte Gärtnerei den Vertrag nicht mehr ordnungsgemäß erfüllen können oder in Insolvenz gehen, sucht die Treuhandstelle sofort einen kompetenten Nachfolger, der die vertraglichen Verpflichtungen mit allen Rechten und Pflichten übernimmt.


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